sábado, 31 de agosto de 2013

El ilustrador y los presupuestos




Uno de los mayores problemas a la hora de empezar a trabajar como autónomo (o freelance, que queda más cool) llega cuando queremos hacer un presupuesto para un cliente. Cuando uno empieza a moverse, habitualmente se tratan de acuerdos entre personas conocidas o recomendaciones de familiares, a no ser que se tenga una carrera brillante, años de experiencia en famosos estudios, mucho público o una gran cartera de clientes va a tocar empezar por abajo hasta llegar arriba. 

Esta es la 2ª parte de otro artículo que estaba preparando, que es "Cómo tratar con clientes".

Antes de empezar a ofrecer nuestros servicios se necesita:

1. Establecer el precio por hora de trabajo. 


En mi caso me guié en parte por la experiencia profesional, por un poco de documentación a través de internet y por páginas relacionadas con la ilustración profesional (Domestika, FADIP...), en el libro blanco de ilustración de FADIP viene a decir lo mismo que os voy a decir a continuación, pero un poco actualizado para el año en el que nos encontramos (2013).

  • Nuestro salario. La base mínima es de 858,60€ (la máxima de 3.425,70€).
  • La cuota de la seguridad social (autónomos). Dependiendo de nuestra edad será variable pero recomiendo encarecidamente cobrar sin contar con bonificaciones que sólo van a durar unos meses. Como mínimo recomiendo contar con la cuota de 256,72€ (con la base mínima), porque ya os digo que os hará falta: A mí hasta ahora no me han cobrado bien ni una sola tasa, un mes te cobran dos tandas, el otro te cobran el doble, te dejan a deber, que si problemas con las máquinas y ya te lo devolveremos y un montón de líos.
  • Material de trabajo. Papel y material para dibujar cuanto poco, pero cuando trabajas en esto te empiezan a surgir necesidades: Cámaras de fotos réflex (con sus carísimos objetivos), tabletas digitalizadoras, un equipo competente, discos duros, software, licencias de tipografías, suscripciones a sitios como Dropbox para compartir archivos y un bastante largo etc, más ahora que las nuevas tecnologías evolucionan para hacernos la vida más cómoda. Hay que contar una cosa importante, es que el material se gasta y hay que incluirlo en el precio hora.
  • Gastos derivados del trabajo. Gasolina, dietas, alojamiento, agua, luz, gas, teléfono, internet… Cualquier cosa que necesitemos para ejercer nuestro trabajo debe incluirse en el precio hora, sino a final de mes nos daremos cuenta que hemos puesto dinero de nuestro salario para trabajar.
Dejaremos a un lado los gastos por contratación de personal u otros servicios.

Vamos a poner un ejemplo sencillo (esto no es una referencia a tener en cuenta, sólo un ejemplo).
Tengo una base mínima de 858,60€, pago 179€ al mes porque soy mujer menor de 35 años y tengo esa bonificación, aun me quedan varios años así que utilizaré esa cifra. Pago mi licencia de Adobe Creative Cloud suite que me cuesta mensualmente 61,49€, preciso mensualmente la compra de dos licencias de tipografía (de 20€ cada una), gasto unos 20€ en pruebas de impresión, materiales de oficina como papel, bolígrafos, etc, mensualmente, y unos 40€ en gasolina porque no viajo mucho a clientes. Tengo que renovar mi PC y mi tableta cada 5-8 años. Calculo que me hará falta reservar unos 62,5€ mensuales (100€ si contamos con el desgaste de los muebles) con previsión a ocho años, para ahorrar y comprar los futuros materiales antes de que se desgasten. El alquiler me cuesta 300€, la luz mensualmente unos 60€, y el agua 15€.
Perfecto, con eso tenemos que necesitamos ganar mensualmente unos 1672,09€ a los que habrá que contarle (para lograr esa cantidad) el 21% del IVA (o el que aplique) en cada factura que se tendrá que guardar para pagar los impuestos correspondientes (con cuidado de no repetir el IVA que ya ha sido pagado, por ejemplo aquel de los materiales utilizados). Por otra parte tenemos dos tipos de IVA, el IVA a repercutir y el IVA soportado (¡Gracias Aitor por esta aclaración!): 
El primero, el IVA a repercutir, es aquel que hay que repercutir sobre nuestra factura. Por ejemplo, si vendo una figurita por 100€, tendré que añadirle 21€ de IVA y cobraré al cliente 121€ por la figurita. El IVA a repercutir son esos 21€. 
El segundo, el IVA soportado, es el IVA que pagamos al comprar algo. Por ejemplo, si yo pago 121€ con IVA por un material que requiero para hacer un trabajo, esos 21€ son IVA soportado. Este no siempre es deducible, depende de si está directamente relacionado con la actividad comercial que desarrollemos y de que se pueda demostrar.
Es un poco galimatías pero una vez lo ponemos en práctica es cosa de costumbre. 
Para ganar 1672,05€ al mes, haría falta mirar cuantas horas tiene el mes y cuantas se van a trabajar. Normalmente por mes de trabajo se descansan 9 días (si no trabajamos fines de semana o si los utilizamos para fines personales como la identidad corporativa, mantenimiento de nuestra página web…). Por lo tanto de un mes de 30 días, nos quedan unos 21 días. Si trabajamos 8 horas diarias trabajamos unas 168 horas al mes. Esto nos da la cifra de 9,9€ (redondeando, 10) la hora trabajada, a la que habrá que sumarle siempre el IVA tal y como regule el convenio.
Me han dejado por twitter una estupenda calculadora para calcular lo que hay que producir. Gracias a Alberto Moreno.

Hay que tener en cuenta que esto es un ejemplo: Me repito porque no quiero que nadie lo tome como referencia, por favor, no lo hagáis porque cada caso es único. No lo toméis como algo real porque todo depende de los factores, no todo el mundo paga un alquiler barato, los locales pagan una serie de impuestos, algunos tienen que pagar stocks fotográficos, o modelos, incluso formación… Y un largo etc, que me he olvidado de poner teléfono e internet en nuestro supuesto presupuesto (pareadoo). Vamos, que mirad los gastos que vais a poder tener al mes y empezad a ahorrar, es un consejo. Los primeros años como autónomo va a haber pérdidas o a veces se usará parte del sueldo propio para sufragar los gastos de la empresa.

También hay que plantearse la experiencia y los años de trabajo así como la demanda. Si tienes mucha demanda tienes que obtener un beneficio en consecuencia, mientras que si tienes poca lo suyo es que te ajustes al máximo posible sin prescindir de los derechos mínimos vitales.

2. Plantearte qué vas a ofrecer.


¿Sólo ilustraciones de personajes? ¿Personajes y fondos? ¿Cubiertas para libros? ¿Packaging? ¿Vectores? ¿Logotipos? Ten claro qué servicios ofreces porque te hará falta para el siguiente punto, además así podrás buscar por internet tarifas similares (Los logotipos por ejemplo son muy dispares pero rondan de 250-500€ para arriba), en DeviantART podemos ver comisiones de 15 points (ridículo) a ofertas de bocetos coloreados a 15€, hasta los profesionales con mucha experiencia que cobran de 120 a 300€ por ilustración sin colorear.

Por otra parte no se ha permitido regular unas tarifas estándar, os adjunto el enlace a una noticia del por qué no se han tarifado los precios. Tampoco me encuentro en competencia ni con la experiencia suficiente como para poder asesorar de forma rigurosa para establecer un precio adecuado por el trabajo que hacen otros profesionales, el único consejo que puedo darte es: Valórate, valora tu trabajo y asegúrate de que se valore.

3. Tener una lista de precios preparada para trabajos habituales.


Pocas veces te piden algo muy específico, aunque en ilustración es muy difícil saber cuánto va a costar en horas porque siempre depende del cliente, de si es muy meticuloso o si hace muy pocas revisiones. Vamos, a veces si no te quieres pillar las manos lo mejor es ir al presupuesto, pero tener una lista de precios base te ayudará.

Con todo esto ya podemos empezar a ofrecer nuestros servicios, pero esto era teoría, ahora viene la práctica. A lo largo de mis experimentos al ser autónoma me he llevado varios chascos y he cometido muchos errores.

4. Haciendo un presupuesto


Una vez tenemos claro cuál es nuestro precio hora es el momento de confeccionar un presupuesto. Antes de empezar aconsejo tener una charla extensa con el cliente, ya sea moviéndose a su lugar de trabajo (asegurándonos así que se centra al 100% en el proyecto), por teléfono, correo electrónico o a través de un software de mensajería instantánea que permita guardar la conversación.

1. Toma notas durante la reunión. Si no es a través de correo electrónico no podrás recordar todo lo que habléis. Tomar nota de las cosas más importantes es necesario.

2. Coteja todas las dudas que puedan surgir para finalizar tu trabajo y pídele al cliente que te ayude: Esto es bueno para ti y para él, no tendrá que pagar tanto por tus servicios y tú no tendrás que devanarte los sesos (y perder tiempo) para dar con lo que quiere.

3. Si puede ser presencial, mejor. El roce hace la confianza y verá que realmente estás comprometido e interesado en el proyecto, seguramente gracias a esto se le vaya de la cabeza que eres "el que hace dibujitos" y empiece a valorar tu trabajo correctamente.

4. Si no puede ser presencial hazle notar que eres una persona, que no eres una máquina que únicamente le provee bocetos y modificaciones, al igual que no pienses en un cliente sólo como un cliente, es una persona como tú que tiene problemas y puede tener un mal día. Sé paciente (pero con límites, nunca toleres insultos o gritos). Si haces esta parte bien, siempre recurrirán a ti y les dará igual tu precio. A muchas personas a veces les importa más la tranquilidad que puedan tener que el precio.

Una vez tenemos todo lo que el cliente va a necesitar podemos elaborar la valoración económica del presupuesto (mira el apartado de consejos antes de hacerlo), porque tendremos una idea de cuantas horas aproximadamente nos va a llevar cada aspecto, si no lo tienes claro porque no tienes experiencia, plantéate practicar un poco en proyectos personales (y así haces un book) para estimar cuanto te puede llevar antes de empezar a ser freelance.

Valoración  económica

Gracias al precio hora que hemos estimado y a nuestra experiencia como ilustradores podemos estimar unas horas en las que tardamos. Un ejercicio que siempre recomiendo es cronometrar el tiempo que se tarda en hacer una ilustración, ayuda en el futuro a establecer cuanto vamos a tardar aproximadamente, aunque siempre hay que contar con un margen de error. Además del precio por trabajo, todo depende del uso que se le vaya a dar. Si se trata de algo para uso personal, en mi caso, sólo cobro por las horas de trabajo, pero en cambio si es para un trabajo editorial se puede hacer de dos formas: Se acuerda una cantidad estimada y eso es todo lo que vas a cobrar, o se acuerda un anticipo de royalties (por ejemplo, 500 unidades) y a partir de la venta nº 501 deberías tener un ingreso por cada venta.

Si alguien va a lucrase con tu trabajo es justo que tú también recibas una parte proporcional.

El documento de propuesta o análisis de necesidad

En este artículo podréis ver lo que hace falta para preparar uno. En este documento incluiremos todo lo que vamos a necesitar en el proyecto, las fases del mismo, las necesidades que se han determinado durante la reunión, a fin de cuentas: Dar a entender que hemos comprendido la magnitud del proyecto y así asegurarnos de que realmente es eso lo que el cliente necesita. El mismo documento de propuesta puede contener la valoración económica confeccionada a medida estimada a través de lo que se habló en la reunión. Con la ayuda de este documento podemos estimar qué tipo de contrato hay que firmar y cómo hacerlo correctamente desde el principio, el anticipo a realizar y tendremos una base sólida desde la que empezar un proyecto prometedor alejado de frustraciones relativas a cobros.

5. Consejos


1. Evitar dar tantos alzados.
El error más típico es hacer un tanto a mano alzada para no perder el tiempo, ya sea porque el cliente pregunta rápidamente "¿Pero cuánto cuesta esto más o menos? Que tengo mucha prisa".  Hacer un documento de propuesta nos va a llevar unas horas, ya sea porque sabemos que seguramente no nos contrate  o porque está haciendo lo que yo llamo "pesca de arrastre":  Que esté preguntando a varios para ver quien le hace mejor precio, por lo tanto creemos que no nos va a pedir nada y decimos un precio al tun tun.

Hay dos soluciones para este problema. Todo depende del grado de paciencia de la persona, yo contesto a todos los correos por absurdas que sean las peticiones con la mayor cortesía posible, comentarle que para una necesidad muy específica hace falta hacer un presupuesto a medida. Lo suyo es tirar de lista de precios aunque advertir que depende de lo que necesite, el tamaño, resolución, nivel de detalles y formato.
No llegar a un acuerdo no significa que sea un cliente perdido, contesta con amabilidad que lamentas que no hayáis podido llegar a un acuerdo, pero que si en un futuro tiene la necesidad que ya conoce tus tarifas o se puede hacer una idea para el futuro.

2. No contar con el mejor de los casos.
Cuenta siempre el peor de los casos, si crees que en estado óptimo terminarías en 3 horas pon 4 ¿Esto es fraude? No, no lo es porque en el caso de que termines antes (nunca se da tal caso), reembolsas las horas no trabajadas o las descuentas en la factura. Es importante que seas honesto con esto, tus clientes lo van a valorar, avisando siempre de este proceso antes de finalizar el proyecto, no después. Si haces después lo de cobrar las horas extra puede ocasionar roces con el cliente, además de que puede reclamar porque no se especificó en el presupuesto inicial, pero es normal, si haces horas extras mereces un pago retribuido por ellas. Lo suyo es llegar a un acuerdo y avisar de que vas a poner esas horas de refuerzo, que en caso de que sea menos lo descontarás, esto último es un consejo, cada persona es diferente. Yo me cansé de asumir las horas extras por mi cuenta y riesgo porque al final se montaban en 12 y hasta a veces 40 horas.

3. Vende tu propuesta.
Como ilustrador freelance tienes que hacer algo que si trabajaras en cualquier empresa no tendrías que hacer: Vender tu trabajo. Es un error grande no mostrarse seguro en uno mismo y definitivo con las decisiones, por lo que si vas a hacer un presupuesto, hazlo siempre que estés seguro de esa idea (en un documento de propuesta o análisis de necesidad) y que creas en ella. Demostrar el por qué vas a cobrar lo que vas a cobrar, no hace falta desglosarlo mucho, no hace falta que describas el proceso paso a paso de como trabajas, pero al menos sí explicar las etapas. Mucha gente sigue creyendo que eso se hace en cinco minutitos y no te cuesta nada.

4. Pide opinión al finalizar un proyecto.
Al principio no lo hacía, pero en cuanto empecé a hacerlo estoy mejorando bastante con los tiempos de entrega. Pídeles opiniones y su permiso para publicarlas porque te va a ayudar mucho a saber en qué mejorar y además vas a tener experiencias que van a animar a otros clientes a trabajar contigo.

5. Asesora a tus clientes.
Nadie puede hacerse una idea de por qué cuesta el dinero que cuesta realizar una ilustración, ni en horas ni en materiales, por lo que hacer un documento de propuesta o análisis se convierte en nuestro mejor amigo para explicarlo.

6. No hagas entregas de revisiones el mismo día.
"¡Pero si lo he terminado en un momento!". Muchos no son capaces de comprender que hay cosas que llevan 5 minutos y otras que pueden llevar 5 horas, además que como freelance raramente estarás trabajando para el mismo proyecto.

Esto lo digo porque cometí el error en el pasado de malacostumbrar a los clientes mientras trabajaba en un estudio de marketing: Darles las cosas en cuanto estaban terminadas, y si tenía lío con otro proyecto ya me metían prisa (y cuando digo prisa es que me llamaban cada 2 horas diciendo "Ay Sabri, Sabri, Sabri, Sabri ¿Dónde está mi pieza?"), porque pensaban que cualquier cambio lo hacía en 5 minutos, y sumando de cinco en cinco a veces se me hacían 4 horas de trabajo en revisiones constantes y por otro lado estaba el deadline para otro proyecto amenazando.

Si sólo estás en un proyecto sí, por qué no.

7. Cobrar plus por urgencia.
Pese a que no lo parezca merecemos tiempo para nosotros, aunque sea únicamente para cuidar de nuestra salud física y mental. Ni se te ocurra trabajar en fines de semana para adelantar un proyecto (a no ser que salga de ti o lo hayas pactado), porque lo van a tomar además como un estándar y en pleno fin de semana te exigirán que trabajes, aunque sea festivo, aunque te cases o tengas un compromiso.


Pues, la nota final la dejo en: Todo esto son consejos, no introduzco nada nuevo, y espero sobre todo que os pueda ayudar de algún modo a salir adelante con vuestras respectivas carreras profesionales. ¡Y por supuesto! No soy la diosa de la verdad absoluta, todo esto está basado en mi corta experiencia y sobre todo en buena voluntad para ayudar a otras personas que también están empezando. Lo suyo también es que consultéis a personas con más experiencia y mostrar un poco de interés. Lo que vengo a decir es que no se tome esto como un manual preciso de "cómo hacer un presupuesto". Tampoco quiero cobrarme el mérito de todo esto porque en parte Alberto (@almenoscompila) y Aítor (@falc) me han ayudado muchísimo con las dudas ¡Así que los méritos también son para ellos!

Esto es todo por esta semana. La próxima semana abordaré el cómo tratar con clientes. A cuidarse mucho esas espalditas, un abrazo grande.

Sabrina Cámara Ilustradora y diseñadora gráfica

4 comentarios:

  1. Llego muy de rebote a este artículo (este twitter... :) ) pero me alegro mucho.

    Yo me dedico a la programación de software (software de gestión y backend en sitios web) con lo que aparentemente no tiene mucho que ver, pero estos consejos son excelentes y también aplicables a nuestro caso, ya que en cierta medida la programación también es un arte, y la relación de un programador freelance con los clientes tiene muchos puntos en común con lo que cuentas.

    Muchas gracias por compartir tu experiencia, siempre ayuda saber como se desenvuelven los demás en las cosas en las que uno pelea día a día :-)

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    1. Muchas gracias a ti por comentar :). Me alegra que te haya servido y como dices, sí que considero que la programación de software es un arte, yo lo considero magia, ya me cuesta pelearme con CSS, HTML y javascript... Para mí hacéis magia xD.

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  2. Los presupuestos se convierten en uno de los temas más complicados para los ilustradores. Muchas gracias por toda esta información que estoy segura que ayudará a muchos interesados. Enhorabuena

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