viernes, 12 de julio de 2013

La importancia del documento de análisis


Dado que ya he puesto algunas entradas referidas a lo personal y no lo profesional, quería hablar sobre un tema que se deja muy de lado cuando empiezas y que son errores que luego pasan factura. Una vez se empieza un proyecto puede parecer que todo va a ir como la seda y que sólo se va a dedicar tiempo al trabajo pero pensar esto puede llegar a convertirse en un nefasto error, muchas veces el 50% del tiempo se gasta tanto en atender correos, llamadas telefónicas, gestiones administrativas y un millón de etcéteras que si eres novato a veces dan ganas de tirar la toalla, sobre todo cuando alguien te amenaza con recurrir a la justicia cuando no estás dispuesto a pasar por el aro.


De todas formas digo yo que no hay que dejarse amenazar con estas cosas, asusta cuando amenazan, sí y mucho, sobre todo porque piensa la cabecita "Ay que mal profesional que soy, pero cómo ha podido suceder esto"... El famosísimo, "por mi culpa, por mi culpa, por mi gran culpa". Que se acaba pasando por el aro y luego hablas con algún amigo/a profesional, te dicen que te han tomado vilmente el pelo y que como se te ocurre. Pero ni mucho más lejos de la realidad, las amenazas siempre provienen de personas con las que no interesa ni relacionarse ni trabajar y no hay que consentirlas, porque suelen ser de personas que buscan ahorrarse unos cuartos a través de la sugestión y sumisión de un trabajador honrado que quiere hacer las cosas bien. Así que no hay que asustarse ya que la justicia siempre va a estar de nuestra parte si hacemos las cosas bien.

El documento de análisis, análisis o también conocido como documento de propuesta, confundido muchas veces con un briefing, proforma o presupuesto.

El briefing es algo exclusivo de diseño dedicado a publicidad o de publicidad a secas, porque suelen ser documentos muy extensos de un estudio realizado para una necesidad publicitaria, como el público al que va dirigido, la explotación del producto o del mercado al que van dirigidos y un etcétera bastante extenso. No hay que confundirlo con el documento de análisis o propuesta, que pese a que puede tener la misma complejidad es algo diferente. Me he encontrado con muchos casos que me piden una proforma o presupuesto directamente, personas que posiblemente no saben los detalles que están comprando, aunque no tiene mucho que ver puesto que una parte del documento de análisis (que se puede separar del mismo) es la valoración económica aproximada.

En mi caso observé que tanto en informática, para antes de desarrollar un proyecto, en marketing y en otros sectores se hace un análisis de la necesidad del cliente, se elaboran los apartados de aquello que incluirá, aquello que no incluirá y se especifican cosas que deberían ser de cajón para gente experta pero no para aquellos que son novicios o inexpertos. Por eso decidí adoptar esta práctica. Normalmente cuando vas a un taller te dicen "sí, serán unos x€ porque hay que cambiarle las ruedas", que serían los llamados presupuestos a tanto alzado o como se les llama de toda la vida, presupuestos de memorieta. Esto último no es recomendable para alguien que se dedica a ilustración o diseño, puesto que no es para nada lo mismo hacer un concept art, una ilustración para un particular, una ilustración que va a tener una tirada de 10.000 impresiones, aunque teóricamente vayan a ser las mismas horas de trabajo. 

Después de varios "yo pensaba" o "no acordamos eso" o "es que no esperaba que fuera tanto", decidí crear mi propio documento de análisis al orden de mis necesidades y tengo una plantilla que me sirve para múltiples cosas, así que lo que voy a comentar es mi mera experiencia personal y no la forma de hacerlo correctamente, como dice Robert McKee en "El guión", no hay una manera única de hacer las cosas.



Qué es un documento de análisis


Pese a que he consultado con diseñadores y otros ilustradores, ninguno con los que he hablado hacen esta práctica y considero necesario ponerlo en conocimiento de muchos. Puede decirse que soy una maniática del orden, pero como amante de lo ordenado me gusta saber todo lo que debería saber antes de empezar un proyecto y organizarme las tareas.

Un documento de análisis o de propuesta viene a ser lo que su nombre indica: Un análisis. En otros entornos los suelen preparar los jefes de proyecto, comerciales o analistas, pero en mi humilde caso (y seguro que el de muchos otros) carezco de agente... y secretaria... y muchas cosas que me vendrían genial para trabajar únicamente en lo que me concierne, pero al lío.

Suelen ser documentos que localizan una necesidad y la solucionan. Obviamente para resolver cualquier problema hacen falta recursos y esos recursos también deben ser especificados, los recursos pueden ser en horas profesionales invertidas, licencias, herramientas y requerimientos que se deben solicitar al propio cliente. 

Para qué sirve un documento de análisis


Su mayor objetivo es el acuerdo entre ambas partes en el desarrollo de un proyecto, lo que se incluye y también lo que no se incluye. Hay que recordar que si no se especifica que no se trabaja en fin de semana, por irrisorio que parezca, significa que estás dispuesto a trabajar en fines de semana.

Pero también sirve para no pillarse las manos. Muchas veces pueden suceder situaciones no beneficiosas y hacer que un proyecto se convierta en una colaboración, lo cual genera mucha frustración y puede suceder esto, como relataba en otro artículo.

Por qué hacer un documento de análisis


Ya no sólo porque das una imagen profesional, sino porque demuestra el interés de un proyecto. Un documento de análisis no lo valora todo el mundo, muchos lo ven como un derecho fundamental y lo tratarán como si fuera una factura, no se leerán nada e irán directamente a la valoración económica para pedirte una rebaja, pero llegará alguien que lo valore realmente y que sepa que pese a que eres joven, tienes valía y potencial. 

Aunque ciertamente, además de la imagen que se pueda dar y el interés mostrado en un proyecto... Cuando se juegan con meses de trabajo es mejor tener un contrato, porque cuando se habla todo está muy claro pero los recuerdos se tergiversan, hay cosas como "yo recuerdo perfectamente que sucedió esto" y no sucedió, o incluso el propio profesional se puede olvidar de incluir una parte. Siempre pueden surgir cosas nuevas no contempladas y verse con más trabajo del que se esperaba, lo mejor es tener un papel que demuestre de lo que se habló y acordó.

Características que puede necesitar un documento de análisis


  • - Título, subtítulo (servicio que se va a prestar), nombre del cliente o empresa al que va dirigido el documento, profesional o profesionales encargados del proyecto, validez del documento (aconsejable 20 días), y situación (lugar donde ha sido creado).
  • - Indice de contenidos.
  • - Necesidades detectadas. Cuando se hace una reunión con la persona que ha encargado el proyecto se detectan una serie de necesidades a resolver que deberían aparecer en el documento.
  • - Objetivo. En esta página o páginas reúno todo el contenido de lo que se va a recibir, lo desgloso por cada una de las tareas que va a suponer y las necesidades que va a cubrir (tamaños, formato del archivo entregado, técnicas...). También en el caso de ilustraciones pongo ejemplos del acabado aproximado que puede tener.
  • - Propuesta, arquitectura del proyecto. La propuesta vienen a ser las soluciones que se han detectado y cómo se van a desarrollar, en mi caso suelo poner cada acción que se va a llevar a cabo (bocetación -> validación -> lineas -> validación -> color final -> validación -> final del proyecto) y lo sitúo por etapas para tener más claras las milestones o entregas.
  • - Requerimientos. Cuando se precisa que el cliente ponga un servidor, pase una plantilla con X información, por ejemplo, una base de datos concreta, o dar de alta una pasarela de pago (muy típico en e-commerces), suelo especificarlo en este punto. También el software que utilizo. Antiguamente no lo tenía y me pasó factura, hay que tener en cuenta que el coste de una ilustración no son sólo las horas invertidas sino también el coste de los materiales, y los materiales también cuentan como software, servidores, bases de datos, e incluso el desgaste del material físico (sillas de oficina, ordenador y tableta cuentan aunque no hay que incluirlos, eso se suele incluir en el precio hora).
  • - Entrega, asesoramiento y formato: Este es un apartado de cosecha propia que creí conveniente abarcar. Cuándo se va a entregar, qué se va a entregar, cómo se va a entregar, el formato en el que se va a entregar y el horario de asesoramiento. No sería la primera vez que me asaltara una llamada a la una de la madrugada y me viera obligada a contestar porque no había especificado lo contrario. También especifico el límite de tirada, si se entregan los originales o no, las lenguas, el territorio de distribución, la vigencia del contrato, pluses por urgencia... En fin, cosas que sería muy conveniente que cualquier ilustrador / diseñador gráfico consultara en el libro blanco de Fadip para informarse un poco.
  • - Valoración económica. Aquí es donde desgloso todo el tema económico, no es conveniente desglosarlo en horas porque luego hay personas que juegan con eso de que eres joven y se forman ellos su propio documento de valoración económica. No será la primera vez que me hacen un presupuesto a tanto alzado basado en un documento anterior que "sí, está muy bien, pero es que querías un A4 y esto está valorado para un A5".
  • - No incluido en el proyecto. Porque pese a que se especifique qué va a haber, también puede suceder que se exijan más cosas o se pueda interpretar más cosas (como impresiones, cesión de los originales, pruebas de color...).
  • - Licencias: Las licencias que se van a requerir para trabajar. Por ejemplo si se trabaja con Adobe Photoshop, se debe abonar el precio de la licencia.
  • - Importante aclarar que no es un contrato ni establece un vinculo legal contigo y que es sólo es un documento informativo, dado que una vez entregado pueden surgir muchísimas modificaciones que disparen el presupuesto o las propias condiciones. El contrato ya se hará cuando todo esté conforme por ambas partes.

Una vez realizado el documento de análisis se pueden realizar correcciones sobre este y hacer un contrato o firmar ese mismo documento como acuerdo entre ambas partes, todo esto puede ahorrar muchos problemas de ambas partes, puesto que muchas veces hay personas que desconocen qué tienen que pedir y qué no tienen que pedir. No sé los demás, pero en mi caso ya no sé cuantas veces habré repetido que una ilustración no es un vector y similares.

Todo esto conste que no es por la desconfianza, cuando empiezas a trabajar con alguien nuevo siempre puede surgir alguna que otra desconfianza porque se desconoce el método de trabajo de ambas partes, es normal que haya personas desconfiadas así que lo mejor es no ponerse nervioso y ayudarles a entender que esa desconfianza no es necesaria. Este artículo es tanto para proteger a ilustradores novatos como para informar sobre temas como la ilustración e informática que son muy desconocidos y requiere de un mínimo de información.
Sabrina Cámara Ilustradora y diseñadora gráfica

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